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差旅费报销如何合理又合法?

2017-11-30 22:50:41来源:中华会计网校作者: 添加收藏

差旅费是指工作人员临时到公司机构所在地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食费、市内交通费和通讯费等。

企业为控制差旅费开支,简化差旅费报销手续,规定城市间交通费、住宿费凭发票据实报销,其余按出差天数每天补助100元,可否在企业所得税税前扣除?公司是否需要代扣代缴个税?

我们先来看下税收法规相关规定:

《征收个人所得税若干问题的规定》国税发(1994)89号规定:下列不属于工资、薪金性质的补贴、津贴或者不属于纳税人本人工资、薪金所得项目的收入,不征税:(1)独生子女补贴;(2)执行公务员工资制度未纳入基本工资总额的补贴、津贴差额和家属成员的副食品补贴;(3)托儿补助费;(4)差旅费津贴、误餐补助。公司按出差天数每天补助100元符合文件第(4)条规定,不需代扣代缴个人所得税。

《企业所得税法》规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。纳税人申报的扣除要真实、合法。真实是指能提供证明有关支出确属已经实际发生的适当凭据;合法是指符合国家税收规定,其他法规规定与税收法规规定不一致的,以税收法规规定为准。城市间交通费、住宿费凭票报销符合规定,可以在税前列支。

目前国家尚未明确出差补贴所得税前扣除的具体规定,我们可以按会计和税法处理的三原则“税法优先原则、税法协调原则、税法空白原则”进行处理。国家税务总局公告2012年第15号《关于企业所得税应纳税所得额若干税务处理问题的公告》规定:关于税前扣除规定与企业实际会计处理之间的协调问题,根据《企业所得税法》第二十一条规定,对企业依据财务会计制度规定,并实际在财务会计处理上已确认的支出,凡没有超过《企业所得税法》和有关税收法规规定的税前扣除范围和标准的,可按企业实际会计处理确认的支出,在企业所得税前扣除,计算其应纳税所得额。

通过以上分析可知,如果差旅费补贴替代了部分费用(如市内交通费、餐费、通讯费等)且与实际相比没有明显偏高,应当可以所得税前列支并且不需要交纳个人所得税;如果所有费用据实报销,所谓“补助”为净得,不可以直接税前扣除,视同工资扣除,交个税。

为规范企业差旅费的报销管理,提高税法准遵从度,对于差旅费的报销企业还应注意以下事项:

1) 根据企业的实际情况,制定差旅费报销管理制度,可以参考财行(2013)531号中的《中央和国家机关差旅费管理办法》来制定。出差乘坐交通工具、住宿标准等,不得高于公司规定标准。

2) 审核差旅出行的安排,填写出差申请,经主管领导审批后方可出差,并可预借差旅费。

3) 住宿费应实行凭发票限额报销的方法,并按照实际出差住宿天数计算报销。

4) 交通费凭发票限额报销,并且发票内容和出差内容相一致,如:时间、地点等。

5) 差旅费报销时效仅限于出差人员回公司后规定的期限内进行报销,出差补助直接写在差旅费报销单上,按出差天数*补助标准填写。 

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