2.3 数据分析处理(1)

    Excel提供了强大的数据分析处理功能，利用它们可以实现对数据的排序、分类汇总、筛选及数据透视等操作。

    在进行数据分析处理之前，首先必须注意以下几个问题：

    （1）避免在数据清单中存在有空行和空列。

    （2）避免在单元格的开头和末尾键入空格。

    （3）避免在一张工作表中建立多个数据清单，每张工作表应仅使用一个数据清单。

    （4）在工作表的数据清单应与其他数据之间至少留出一个空列和一个空行，以便于检测和选定数据清单。

    （5）关键数据应置于数据清单的顶部或底部。

2.3.1  数据排序

2.3.1.1  数据排序的规则

    Excel允许对字符、数字等数据按大小顺序进行升序或降序排列，要进行排序的数据称之为关键字。不同类型的关键字的排序规则如下：

    数值：按数值的大小。

    字母：按字母先后顺序。

    日期：按日期的先后。

    汉字：按汉语拼音的顺序或按笔画顺序。

    逻辑值：升序时FALSE排在TRUE前面，降序时相反。

    空格：总是排在最后。

2.3.1.2  数据排序步骤

    （1）单击数据区中要进行排序的任意单元格。

    （2）单击【数据】菜单，选择【排序】项，系统将弹出【排序】对话框，如图2-35所示。

图2-35  【排序】对话框

    （3）在【排序】对话框中用下拉列表框选择要排序的关键字，关键字有“主要关键字”、“次要关键字”和“第三关键字”，根据需要分别选择不同的关键字；

    （4）单击【确定】按钮，数据就按要求进行了排序。

当只有一个关键字时，可以单击工具栏上的升序按钮或降序按钮，进行自动排序。

2.3.1.3  自定义排序

    在有些情况下，对数据的排序顺序可能非常特殊，既不是按数值大小次序、也不是按汉字的拼音顺序或笔画顺序，而是按照指定的特殊次序，如对总公司的各个分公司按照要求的顺序进行排序，按产品的种类或规格排序等等，这时就需要自定义排序。

    利用自定义排序方法进行排序，首先应建立自定义序列，其方法可参阅第1章的有关内容。建立好自定义序列后，即可对数据进行排序，方法是：单击数据区中要进行排序的任意单元格，单击【数据】菜单，选择【排序】项，在弹出的【排序】对话框中单击【选项】按钮，系统弹出【排序选项】对话框，如图2-36所示，在【自定义排序次序】的下拉列表中，选择前面建立的自定义序列，然后单击【确定】按钮，即可对数据进行自定义排序。

图2-36  【排序选项】对话框

2.3.2  数据的查找与筛选

    企业的管理人员经常需要在数据库或数据清单众多的数据中找出需要的数据，Excel提供了功能强大的数据查找与筛选工具。数据查找是指从原始数据中提取满足条件的数据记录，源数据不会改变，也不会被隐藏；数据筛选是指把数据库或数据清单中所有不满足条件的数据记录隐藏起来，只显示满足条件的数据记录。常用的数据查找与筛选方法有：记录单查找、自动筛选和高级筛选。

    下面结合实例说明各种查找方法的具体应用。

    【例2—11】图2-37为某公司的部分商品销售记录清单。

图2-37  某公司的商品销售明细清单

    根据图2-37中的有关资料，可以分别采用记录单查找、自动筛选或高级筛选的方式查找或选择所需要的信息，如下文所述。