2.3.4.3  数据更新

    当数据清单中的数据发生变化时，需要对数据透视表进行更新，方法是：单击数据透视表中的任一单元格，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择【更新数据】项，也可在数据透视表的【数据】菜单中选择【更新数据】项。

2.3.4.4  显示数据项的明细数据

    要想查看数据透视表中某数据项的明细数据，只需双击该数据项即可。若要查看某一种商品的销售明细，比如要查看彩电的销售明细，可双击数据透视表中的数据项“彩电”，系统弹出【显示明细数据】对话框，选择需要显示的数据字段，单击【确定】按钮即可。

2.3.5  数据的合并计算

    在很多情况下，企业的销售数据分门分类记录，到年末时需要汇总计算到一张年度报表上，这时最简单的方法就是对它们进行合并计算，尤其是在需要合并的数据很多时，利用合并计算工具能节省很大的工作量，并且也不容易出错。现举一个简单的例子来说明合并计算的方法和步骤。

    【例2-12】某企业四个季度的销售量统计如图2-58所示，它们分别存放在不同的工作簿——销售统计-1.xls，销售统计-2.xls，销售统计-3.xls和销售统计-4.xls中，现要将它们汇总合并到另外一张名为销售统计-年度.xls）的工作簿中，则合并计算步骤如下：

图2-58  某企业四个季度的销售量统计

    （1）在“销售统计-年度.xls”的工作簿中选取单元格区域B3:B9。

    （2）单击【数据】菜单，选取【合并计算】项，则弹出【合并计算】对话框，如图2-59所示。

图2-59  【合并计算】对话框

    （3）在【函数】项中选“求和”。

    （4）在【引用位置】中输入第一季度销售统计工作簿“销售统计-1.xls”的数据区域B3:B9，最好用鼠标选取，即：激活工作簿“销售统计-1.xls”，然后选取该工作表的B3:B9单元格区域，输入完毕后，单击【添加】按钮，则该单元格区域自动加入【所有引用位置】中去，并在【引用位置】的文字呈反黑显示。

    （5）仿照上述方法输入其他三个季度的资料，最后的结果如图2-59所示。

    （6）选中【创建连至数据源的连接】，这是为了能够查看最终汇总数据的来源，若没有这个要求，可不选此项。

    （7）单击【确定】按钮，则最后的合并计算结果如图2-60所示。

图2-60  合并计算结果

    在图2-60中，左上角的按钮1为总的合并数据的显示按钮，按钮2为所有合并数据的明细显示按钮。在每个合并数据的左边有一个滑动按钮，单击此按钮，则将在此合并数据的上方显示隐藏的合并明细数据，同时变为显示明细按钮，再单击此按钮，则合并明细数据再度隐藏起来，同时变为。

    若不选中【创建连至数据源的连接】，则合并计算结果如图2-61所示。

图2-61  合并计算结果

    需要说明的是，合并计算并不意味着只是简单的求和汇总（SUM函数），还包括求平均值（AVERAGE函数）、求最大值（MAX函数）、求最小值（MIN函数）、求对应单元格的乘积（PRODUCT函数）、计数（COUNT函数）、求标准差（STDDEV函数）、求总体标准差（STDDEVP函数）、求方差（VAR函数）、求总体方差（VARP函数）等运算。