作者：刘长德

　　现在很多软件只要是一打开运行，首先便是自动检测、更新，升级程序，以使程序保持最新状态。其实在Word某些地方也有自动更新功能，只是我们没有加以利用罢了，如果能将这些自动更新功能充分利用的话，那带给我们的将不只是惊喜，更重要的是工作效率的飞速提高。

　　一、让Word中的落款日期自动更新

    每当我们用Word编辑完文档后，都是存盘保存，以备不时之需，然而，有的文档保存后，只是作为一个存档备份资料，而有的文档保存后，使用率还是蛮高的，比如说某些特殊的模板文件，有时一天不知要调用多少次。至于档案类文件资料中的落款日期，肯定是要保持原始记录了，而模板类的文档，每次使用时都得及时更新落款日期，以免出现落款日期提前的现象，那能不能让落款日期自动更新，减少我们的工作量呢？

    完全可以做到，打开Word，在菜单栏上点击“插入”，选择“日期和时间”（如图01）。

 
图1 Word 2007插入“日期和时间”

    在打开的“日期和时间”窗口中，首先是在“语言（国家/地区）”选择框中，点击右侧的下拉三角，选择“中文（中国）”，之后是将下面的“自动更新”打钩，再在“可用格式”框中选择我们要插入的日期或时间格式（如图02），点击“确定”，即可插入相应的日期或时间了，将文档保存即可。这样，以后我们每次打开时，落款日期与时间都能保持自动更新到当时的日期与时间。

 
图2 Word 2007设置“日期和时间”格式

    提示：如遇特殊情况落款日期没有自动更新，我们可以用鼠标将日期选中，右击鼠标，选择“更新域”，即可手动更新日期。另外，文档是不能以纯文本格式保存的。

    二、让Word表格数据与Excel数据同步更新

    由于工作性质不同，有的岗位经常要做报表，有日报、周报、月报等总结汇报材料，尤其是年度总结，需要引用相当多的数据来辅助说明，而引用的数据源有时又是经常更新变化的，这就会造成引用的数据的不准确性，以至造成后面的连锁性错误。当Excel表格数据有变化时，那能不能让Word表格中引用的Excel表格数据也能自动更新，以保持引用数据的准确性呢？

    答案是肯定的，首先打开Excel表格，复制我们要引用的数据部分，打开Word在我们要插入数据的地方点击鼠标，之后在Word菜单栏上点击“开始”，用鼠标点击“粘贴”下的三角，点击弹出的“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”窗口中，首先是点击“粘贴链接”，在“形式”窗口中选择“HTML格式”（如图03），点击“确定”退出，粘贴完毕。

 
图3 Word 2007选择性粘贴

    以后，不论是什么时间打开Word，此时会弹出一个更新提示窗口（如图04），点击“是”，即可自动更新Word表格中的数据。

 
图4 Word 2007消息提示

    当Excel表格中的数据更新过后，打开Word时没有提示更新，只要是用鼠标选中我们引用Excel表格中的数据，右击鼠标，选择“更新链接”（如图05），那我们引用Excel表格中的数据也就会随之自动更新了。

 
图5 Word 2007更新链接